Vilkår for brug

Disse vilkår er en aftale mellem Core4it ApS, Nordre Frihavnsgade 84, 5. th., 2100 København Ø, Denmark, CVR-nr. 46251377 (“vi”, “os”), og den virksomhed eller anden organisation, hvis konto vi opretter (“kunden”). De gælder fra det tidspunkt, hvor kundens første administrator tager imod invitationen til at deltage, eller en ordre, der henviser til dem, underskrives, alt efter hvad der sker først. Har kunden en underskrevet ordre eller aftale med os, går det dokument forud for disse vilkår, hvor de afviger.

Ved at bruge lets-onboard på kundens vegne bekræfter du, at du kan tiltræde disse vilkår for kunden. De personer, kunden inviterer (dens administratorer og medarbejdere, “brugere”), bruger tjenesten under kundens aftale; kunden sørger for, at de følger den.

lets-onboard tilbydes kun til erhvervsdrivende, offentlige myndigheder og andre organisationer, der handler som led i deres erhverv eller virksomhed. De danske regler, der beskytter forbrugere — herunder forbrugeraftaleloven, købelovens forbrugerregler og aftalelovens kapitel IV (§§ 38 a–38 f) — gælder derfor ikke for denne aftale. Aftalelovens § 36, som også gælder mellem erhvervsdrivende, er den ene generelle grænse for disse vilkår. De ville gælde, hvis vi nogensinde tilbød tjenesten til forbrugere, hvilket vi ikke gør.

lets-onboard lader en kundes administratorer uploade virksomhedens materiale, bygge onboardingforløb og e-læringskurser ud fra det, invitere personer og tildele det byggede, og følge fremskridt, resultater og certifikater. Produktsiderne beskriver den; denne aftale dækker tjenesten, som den til enhver tid er, inklusive de forbedringer, vi laver.

De offentlige demoer viser tjenesten med en fiktiv virksomheds materiale. De leveres, som de er, og gemmer intet.

• Adgang sker kun efter invitation. Vi opretter kundens konto og inviterer dens første administrator; kundens administratorer inviterer alle andre.
• Kunden bestemmer, hvem dens administratorer inviterer, hvad de uploader og tildeler, og er ansvarlig for, hvad dens brugere gør i tjenesten. Administratorer kan til enhver tid fjerne brugere og skal gøre det, når en person stopper.
• Personer logger ind med engangslinks sendt til deres e-mailadresse (gyldige i 15 minutter), så hver bruger skal holde sin e-mailkonto sikker og må ikke videresende login-links. En session slutter efter 7 dage uden brug.
• Kunden underretter os straks på [email protected] om enhver uautoriseret brug, den bliver bekendt med.
• Er alle kundens administratorer blevet fjernet, kan vi invitere en ny administrator efter kundens skriftlige anmodning fra en person, vi kan bekræfte er bemyndiget til at handle for den. Vi går aldrig ind i en kundes konto på anden måde.

Kunden beholder alle rettigheder til det materiale, den uploader, til sine interviewsvar og til de forløb og kurser, der bygges af dem (“kundens indhold”). Kunden giver os en ikke-eksklusiv ret til at hoste, kopiere, behandle og overføre kundens indhold og til at sende de relevante dele til den AI-leverandør, der er nævnt i privatlivspolitikken, kun i det omfang det er nødvendigt for at levere tjenesten til kunden. Vi erhverver ingen anden ret til det.

Kunden bekræfter, at den må uploade sit materiale og dele det med de personer, den inviterer, at materialet ikke krænker nogen lov eller andres rettigheder, og at den ikke uploader flere personoplysninger, end uddannelsen kræver. Uploadede filer må hver være på højst 20 MiB; billeder og Word-dokumenter renses for skjulte metadata, før de gemmes, som privatlivspolitikken beskriver.

Vi beholder lets-onboards egen software, design og dokumentation og alt, der ikke er kundens indhold, herunder den måde, forløb og kurser er opbygget på. Kunden får ingen rettigheder til dem ud over brugen af tjenesten.

lets-onboard bruger AI til at læse materiale og udarbejde indhold: analysen af dokumenter, skærmbilleder og billeder, interviewet, bygningen af forløb, kurser, spørgsmål og prøver, korrekturlæsningen af det byggede, gennemgangen af dets spørgsmål og assistentens forklaringer, hjælp og foreslåede ændringer. Produktet siger det, hvor det sker. Interviewet og assistenten er samtaler med et AI-system, og det byggede eller foreslåede er et udkast: udkast kan indeholde fejl, herunder forkerte fakta, forkerte svar og udeladelser. Administratorer gennemgår og redigerer forløb og kurser, før de tildeles, og kunden er fortsat ansvarlig for den uddannelse, den giver sine medarbejdere, og for rigtigheden af det, den tildeler.

AI'en ser eller vurderer aldrig medarbejdere: en prøve bedømmes ud fra de svar, kundens administratorer har godkendt. Hvor loven kræver, at kunden oplyser sine medarbejdere om, at AI har medvirket til at lave deres uddannelse, eller vurderer brugen af AI i sine egne processer (EU's AI-forordning, forordning (EU) 2024/1689, artikel 4 og 50, og ansættelsesretten), gør kunden det; vi giver oplysningerne i privatlivspolitikken og på anmodning.

Hver kundes plan omfatter en månedlig AI-ramme, der er angivet i ordren. Når den er brugt, holder AI-funktionerne pause indtil den første dag i den næste måned; alt andet virker fortsat, og indhold kan stadig redigeres i hånden. Kunden kan bede os om at ændre sin ramme; ændringen og dens pris gælder fra den næste måned.

Kunden og dens brugere må ikke:

• forsøge at få adgang til en anden virksomheds data eller nogen del af tjenesten, de ikke har fået adgang til;
• undersøge, scanne eller teste tjenestens sikkerhed uden vores skriftlige aftale;
• uploade malware eller indhold, der er ulovligt, krænkende, eller som de ikke har ret til at bruge;
• bruge tjenesten til at uddanne personer i noget ulovligt eller til at bygge indhold, der diskriminerer eller chikanerer;
• forstyrre tjenesten, omgå dens grænser eller belaste den urimeligt;
• kopiere, videresælge, underlicensere eller foretage reverse engineering af tjenesten, medmindre loven tillader det.

Vi kan suspendere adgangen for en bruger eller en kunde, der bryder disse regler, efter varsel hvor det er rimeligt, så længe bruddet varer.

Priserne, faktureringsperioden og AI-rammen er dem, der fremgår af kundens ordre. Vi fakturerer forud for hver faktureringsperiode, i danske kroner medmindre ordren siger andet, og eksklusive moms. Fakturaer forfalder 14 dage efter fakturadatoen.

Betales en faktura ikke rettidigt, kan vi beregne rente fra forfaldsdagen efter rentelovens § 5 og de rykkergebyrer og den kompensation, loven tillader (§ 9a og § 9b), og kan suspendere tjenesten efter en skriftlig rykker med 14 dages betalingsfrist. Vi kan ændre priserne med 30 dages skriftligt varsel med virkning fra den næste faktureringsperiode efter varslet; kunden kan opsige aftalen til den dato, hvis den ikke accepterer ændringen.

Vi driver tjenesten omhyggeligt og tilstræber, at den er tilgængelig hele tiden, bortset fra planlagt vedligeholdelse, som vi varsler kundens administratorer mindst 48 timer i forvejen og lægger uden for dansk arbejdstid, hvor vi kan. Hastende sikkerhedsvedligeholdelse kan ske uden varsel. Vi garanterer ikke et bestemt niveau af tilgængelighed, medmindre kundens ordre angiver et serviceniveau.

Support sker pr. e-mail på [email protected] på danske arbejdsdage. Vi svarer inden for én arbejdsdag og retter fejl i tjenesten så hurtigt, som vi med rimelighed kan, i rækkefølge efter alvor. Vi kan se en kundes administratorer og dens brug af AI-funktioner, ikke dens indhold, så support, der kræver at se indhold, sker sammen med en administrator på kundens side.

Hver part holder den andens fortrolige oplysninger — for kunden dens indhold og alt om dens organisation; for os tjenestens virkemåde og priser — fortrolige, bruger dem kun til denne aftale og deler dem kun med dem, der har brug for dem og er bundet på samme måde. Det omfatter ikke oplysninger, der er offentlige uden den modtagende parts skyld, som den allerede havde, eller som loven kræver, at den videregiver, og i så fald underretter den den anden part, hvor den må. Pligten gælder i aftalens løbetid og tre år derefter.

For personoplysningerne inden for kundens konto er kunden dataansvarlig, og vi er dens databehandler. Databehandleraftalen, der bygger på Datatilsynets standardkontraktbestemmelser, er en del af denne aftale og regulerer den behandling, vores underdatabehandlere og kundens ret til at gøre indsigelse mod en ny, sikkerhed, underretning om brud og hvad der sker med oplysningerne, når aftalen ophører. Privatlivspolitikken beskriver behandlingen i almindelige ord og de oplysninger, vi behandler som dataansvarlig.

Kunden sørger for at have et retsgrundlag for den behandling, den instruerer, oplyser sine medarbejdere, som databeskyttelsesforordningens artikel 13 og 14 og dansk ansættelsesret kræver, og besvarer deres anmodninger; vi hjælper, som databehandleraftalen siger.

De e-mails, tjenesten sender (invitationer, login-links, bekræftelser og beskeder om tildelt læring), er en del af tjenesten, ikke markedsføring. Vi sender ingen markedsførings-e-mails til nogen uden det samtykke, markedsføringslovens § 10 kræver, og vi nævner kun kunden som reference med dens skriftlige accept.

Aftalen begynder, som afsnit 1 siger, og løber, indtil den opsiges. Hver part kan opsige den med 3 måneders skriftligt varsel til udgangen af en måned, medmindre kundens ordre angiver en fast løbetid, i hvilket tilfælde den løber i den periode og derefter som her. Hver part kan ophæve aftalen straks, hvis den anden væsentligt misligholder aftalen og ikke afhjælper misligholdelsen inden 14 dage efter et skriftligt påkrav, der nævner den, eller bliver insolvent.

Administratorer kan til enhver tid slette projekter og personer og kan hente uploadede filer og hvert projekts resultater, mens aftalen løber. Når aftalen ophører, forbliver kundens konto åben i skrivebeskyttet form i 30 dage, så kunden kan hente det, den har brug for; på anmodning inden for den tid leverer vi kundens indhold og læringsdata i et almindeligt maskinlæsbart format. Efter de 30 dage sletter vi kundens data, sikkerhedskopier inklusive inden for yderligere 14 dage, som privatlivspolitikken beskriver — bortset fra det, bogføringsloven kræver, at vi beholder.

Afsnit 9 (fortrolighed), 12 (ansvar) og 14 (lovvalg) gælder fortsat efter aftalens ophør.

Vi indestår for, at tjenesten gør det, afsnit 2–5 beskriver, og at vi leverer den med rimelig faglig omhu. Vi indestår ikke for, at den er fejlfri eller tilgængelig uden afbrydelser, eller at AI-udarbejdet indhold er korrekt, fuldstændigt eller egnet til et bestemt formål; ud over dette afsnit gælder ingen anden garanti. Kunden indestår for det, afsnit 3–6 siger om dens brugere og dens indhold, og holder os skadesløse for krav fra tredjemand, der udspringer af dens indhold eller dens brugeres ulovlige brug.

Ingen af parterne er ansvarlig over for den anden for indirekte tab eller følgetab, herunder tabt fortjeneste, tab af data, der ikke skyldes vores brud på databehandleraftalen, tabt omsætning eller omkostninger til erstatningsydelser. Vores samlede ansvar under eller i forbindelse med denne aftale, for alle krav i et år, er begrænset til de vederlag, kunden har betalt os i de 12 måneder, før kravet opstod. Disse begrænsninger gælder ikke for ansvar for grov uagtsomhed eller forsæt, for brud på afsnit 9 (fortrolighed), eller hvor loven ikke tillader, at de begrænses; databehandleraftalen siger, hvad der gælder for den.

Ingen af parterne er ansvarlig for en mangel, der skyldes forhold uden for dens rimelige kontrol (force majeure), herunder svigt hos internet-, hosting- eller AI-leverandører uden for dens kontrol, så længe forholdet varer; varer det mere end 60 dage, kan hver part opsige aftalen.

Vi forbedrer tjenesten løbende og kan ændre den, så længe den fortsat gør det, afsnit 2 beskriver. Vi kan ændre disse vilkår ved at sende en e-mail til kundens administratorer mindst 30 dage, før ændringen træder i kraft, med datoen og hvad der ændres. Er en ændring til væsentlig ulempe for kunden, kan kunden opsige aftalen med virkning fra den dag, ændringen træder i kraft, ved at meddele os det inden da; brug af tjenesten efter den dag er accept af ændringen. Ændringer, loven kræver, kan træde i kraft tidligere, og datoen øverst i disse vilkår viser, hvornår de sidst blev ændret.

Denne aftale er underlagt dansk ret uden hensyn til dens lovvalgsregler og med undtagelse af FN's konvention om aftaler om internationale køb (CISG). Parterne forsøger først at løse en tvist ved forhandling mellem personer med bemyndigelse til at indgå forlig. En tvist, der ikke er løst inden 30 dage, indbringes for de danske domstole med Københavns Byret som aftalt værneting i første instans.

Core4it ApS, Nordre Frihavnsgade 84, 5. th., 2100 København Ø, Denmark. CVR 46251377, moms DK46251377. E-mail: [email protected]. Disse vilkår er offentliggjort på dansk og engelsk; for kunder i Danmark er den danske version den gældende.