Privatlivspolitik

lets-onboard leveres af Core4it ApS (“vi”, “os”), et dansk anpartsselskab, Nordre Frihavnsgade 84, 5. th., 2100 København Ø, Denmark, CVR-nr. 46251377, momsnummer DK46251377.

Spørgsmål til denne politik og anmodninger om dine oplysninger: [email protected]. Vi har ikke udpeget en databeskyttelsesrådgiver; databeskyttelsesforordningens artikel 37 kræver det ikke af en virksomhed af vores størrelse og aktivitet.

Virksomheder (vores kunder) bruger lets-onboard til at bygge onboardingforløb og e-læringskurser ud fra deres eget materiale og til at uddanne deres medarbejdere. Hver kunde bestemmer, hvad dens administratorer uploader, hvem den inviterer, og hvad den tildeler.

For alt inden for en kundes konto — de personer, den inviterer, det materiale, den uploader, det, der bygges af det, og læringsdata — er kunden dataansvarlig, og vi er dens databehandler (databeskyttelsesforordningens artikel 28). Vi behandler kun disse oplysninger efter kundens instruks i henhold til den databehandleraftale, der er en del af vores vilkår for brug. Har din arbejdsgiver inviteret dig, bestemmer din arbejdsgiver, hvorfor dine oplysninger behandles; spørg først din arbejdsgiver, så hjælper vi din arbejdsgiver med at svare.

For nogle få ting bestemmer vi selv, og dér er vi dataansvarlig: kontaktoplysningerne på de personer, vores kunder udpeger til at have med os at gøre, fakturering og bogføring, de sikkerhedsforanstaltninger, der beskytter tjenesten, samt dette websteds offentlige sider, kontaktformularen på dem og de e-mails, du sender os. Afsnit 4 siger, hvad der er hvad.

Som kundens databehandler, inden for kundens konto:

• Kontooplysninger: dit navn, din e-mailadresse, din rolle (administrator eller medarbejder), din virksomhed, en valgfri startdato, hvem der inviterede dig, og hvornår du blev inviteret, kom med og sidst loggede ind.
• Materiale, administratorer uploader: dokumenter (PDF, Word, tekst og Markdown, hver på højst 20 MiB), skærmbilleder og billeder (fotos af arbejdspladsen, dens folk eller dens produkter) og et forsidebillede til et kursus med deres filnavne; den tekst, lets-onboard læser ud af hvert dokument; det, den læser i hvert skærmbillede (elementerne på det) og i hvert billede (en beskrivelse af, hvad det viser); administratorens interviewsvar; projektets navn, den rolle, det er til, og dets beskrivelse; og de forløb og kurser, der bygges af det hele. Billeder — også et kursus' forsidebillede — og billeder inde i Word-dokumenter, gemmes uden de oplysninger, der er indlejret i dem (såsom kamera, sted eller ophavsmand). Word-dokumenter gemmes uden deres dokumentegenskaber (forfatter, virksomhed, redigeringstider og lignende), kommentarer, listen over personer, der har redigeret dem, deres registrerede ændringer (indsættelser beholdes som almindelig tekst, sletninger fjernes, og navne og tidspunkter for begge droppes) og de filer, der er indlejret i dem; et Word-dokument med noget, vi ikke kan rense, accepteres ikke. PDF-filer gemmes nøjagtig som uploadet, inklusive eventuelle indlejrede oplysninger såsom forfatteren. Indeholder materialet personoplysninger om nogen, er det kunden, der har valgt at uploade det.
• Læringsdata: hver medarbejders fremskridt gennem et forløb eller kursus (hvilke trin der er gjort og hvornår, forsøg og brugte hints), hvert forsøg på den afsluttende prøve (de afgivne svar, resultatet, om det er bestået, og hvornår) og de udstedte certifikater (medarbejderens navn, som det var dengang, kurset, virksomheden, resultatet og datoen). Virksomhedens administratorer ser disse data for deres medarbejdere, herunder hvert forsøgs svar og resultat.
• Login- og sikkerhedsdata: engangslinks til login, invitation og skift af e-mailadresse samt den session, der holder dig logget ind. Vi gemmer kun en SHA-256-hash af hvert, med hvornår det blev lavet, brugt og udløber; selve linket findes kun i den e-mail, der er sendt til dig, og når aldrig vores server på en måde, vi logger. Mens du bekræfter en ny e-mailadresse, gemmes den nye adresse, indtil du bekræfter den.
• E-mail: for at sende dig en invitation, et login-link, en bekræftelse af en ny adresse, en besked om, at din adresse er ændret, eller en besked om tildelt læring, modtager vores mailtjeneste din e-mailadresse, navnet på det brev, der skal sendes, og det, der udfylder dets felter: din virksomheds navn, titlen på det tildelte og linket.

Som dataansvarlig, til vores egne formål:

• Kundekontakter: navne og e-mailadresser på en kundes administratorer og på de personer, der har med os at gøre om aftalen, med det, de har skrevet til os. Vores operatørværktøjer viser os hver kundes administratorer, hvornår de kom med og sidst loggede ind, og kundens brug af AI-funktioner — aldrig kundens indhold, medarbejdere eller læringsdata.
• Kontaktformularen: skriver du til os gennem formularen på forsiden, det navn, den virksomhed og den e-mailadresse, du angiver, dit telefonnummer, hvis du angiver det, og din besked. De når os som én e-mail gennem vores mailleverandør (afsnit 6) og opbevares i vores postkasse; intet gemmes i tjenesten, og ingen cookie sættes.
• Bogføringsmateriale: fakturaer og det regnskabsmateriale, loven kræver.
• Tællere til hastighedsbegrænsning: for at standse misbrug tæller vi forespørgsler pr. afsender — login-anmodninger, links og beskeder gennem kontaktformularen — i cirka en time. Tælleren er nøglet med en nøglet hash (HMAC-SHA256) af klientadressen, e-mailadressen eller kontoen, så databasen aldrig indeholder selve adressen.
• Brug af AI-funktioner: for hvert AI-trin: operationen, dens pris, mængden af sendt og modtaget tekst, det projekt, den var til, dens status, og hvornår den kørte. Det indeholder intet indhold og ingen persons identitet.
• Tjenestelogs: én linje pr. forespørgsel med metode, sti, status, varighed og de interne identifikatorer for den konto og den virksomhed, der sendte den, så vi kan finde og rette fejl og opdage misbrug. Logs indeholder aldrig navne, e-mailadresser, klientadresser, link-tokens eller uploadet indhold; et maskeringslag skjuler dem, hvis de nogensinde optræder.
• Besøgende på de offentlige sider og demoerne: ingen cookie sat, ingen analyse og intet gemt hos os (demoerne kører i din browserfane), medmindre du sender os en besked gennem kontaktformularen (ovenfor). Har du valgt lys eller mørk tilstand, mens du var logget ind, sender din browser det valg med, og det bestemmer kun, hvordan siderne ser ud. Forespørgsler går gennem vores netværksleverandør, som ser din IP-adresse (afsnit 6), og logges som ovenfor.

Vi sælger ikke personoplysninger, bruger dem ikke til reklame og profilerer ingen. Ingen afgørelse om dig træffes automatisk med retsvirkning eller tilsvarende betydelig virkning (forordningens artikel 22): en prøve bedømmes ud fra de svar, din virksomheds administratorer har godkendt, og hvad din virksomhed gør med resultatet, er din virksomheds beslutning.

For at læse uploadet materiale og udarbejde indhold sender lets-onboard den relevante tekst og de relevante billeder til Anthropic, PBC, som kører AI-modellerne på vores vegne (afsnit 6). Det sker kun, når en af virksomhedens administratorer starter en analyse (forbindelserne mellem skærme udledes derefter automatisk), interviewet, en bygning (som også korrekturlæser det, den bygger, og gennemgår dets spørgsmål), en gentegning eller en ny matchning af et udskiftet skærmbillede, beder om at få sproget eller spørgsmålene i et forløb eller kursus tjekket, stiller assistenten et spørgsmål eller beder den om en ændring, og kun inden for virksomhedens månedlige AI-ramme. Det, der sendes: den tekst, der er læst ud af dokumenterne, og deres navne, skærmbillederne og de billeder, virksomheden uploader, interviewsamtalen, de udkast, der bygges, samtalen med assistenten (administratorens spørgsmål og svarene), forløbet eller kurset, som det er bygget (dets oversigt og de dele, der omskrives), noterne og virksomhedsprofilen, projektets navn, rolle og beskrivelse samt virksomhedens navn. Intet om medarbejdere — ingen navne, adresser, fremskridt, svar eller certifikater — sendes nogensinde til AI-behandling, og AI'en vurderer aldrig en person.

Det, der kommer tilbage, gemmes med projektet. Hvert resultat beholdes også til genbrug inden for samme virksomhed, så den samme forespørgsel om det samme materiale ikke sendes igen. Det bruges aldrig til en anden virksomhed. Det slettes, så snart et projekt, det er lavet til eller brugt i, slettes, selv om andre projekter har brugt det, og under alle omstændigheder efter 90 dage uden brug.

Efter sit databehandlertillæg og sine kommercielle vilkår bruger vores AI-leverandør ikke det, vi sender, til at træne sine modeller, og sletter input og output inden for 30 dage, medmindre loven kræver længere opbevaring, eller dens sikkerhedssystemer markerer en forespørgsel (da op til to år). Vi har ingen aftale om nul dataopbevaring med den.

Interviewet og assistenten er samtaler med en AI, forløbene og kurserne er AI-udkast, og de ændringer, assistenten foreslår, er AI-udkast, som administratoren gennemgår, før de anvendes: de administratorer, der bygger dem, får det at vide i produktet, gennemgår og redigerer dem, før de tildeles, og din virksomhed er fortsat ansvarlig for den uddannelse, den giver dig (EU's AI-forordning, forordning (EU) 2024/1689, artikel 50).

Alt opbevares på én server hos vores hostingleverandør i EU. Tre andre leverandører deltager. Hver er bundet af en databehandleraftale efter forordningens artikel 28, og kunden kan gøre indsigelse mod en ny, som databehandleraftalen beskriver.

Vi videregiver ikke personoplysninger til andre, medmindre loven pålægger os det (for eksempel en retskendelse), og i så fald fortæller vi kunden det, hvor vi må.

• Kontooplysninger og læringsdata opbevares, mens kundens konto er aktiv, eller indtil en administrator sletter personen. Når en administrator sletter en medarbejder, slettes dennes fremskridt, forsøg, certifikater, sessioner og links med. Fjernes en tildeling, slettes det, medarbejderen allerede har opnået, ikke. Når en administrator sletter et projekt, slettes også dets uploadede filer, det, der blev læst i dem, interviewsvarene, de AI-resultater, der blev beholdt til genbrug, og alt, der blev bygget af dem. Registreringen af AI-brug beholder kun projektets interne reference og tallene for hvert trin. Virksomhedens egne indstillinger — hvad dens certifikater siger, herunder hvem der underskriver dem, og dens udseende — opbevares, mens kundens konto er aktiv.
• Links og sessioner: et login-link virker én gang og i 15 minutter, en invitation i 30 dage, en bekræftelse af ny e-mailadresse i 24 timer. En session slutter, når du logger ud, efter 7 dage uden brug og senest efter 30 dage. Den hashede registrering af et brugt eller udløbet link slettes inden for 24 timer derefter, og afsluttede sessioner inden for en time.
• Tællere til hastighedsbegrænsning slettes efter 60 minutter.
• En besked sendt gennem kontaktformularen opbevares i vores postkasse i 12 måneder efter vores seneste svar, medmindre den fører til en aftale, hvor den så opbevares sammen med kundens kontakter.
• AI-resultater beholdt til genbrug følger det projekt, de kom fra, og slettes efter 90 dage uden brug.
• Tjenestelogs opbevares i 30 dage.
• Sikkerhedskopier: hele databasen kopieres én gang om dagen, og de seneste 14 kopier beholdes, så noget, der er slettet i tjenesten, forbliver i sikkerhedskopier i op til 14 dage og forsvinder derefter. Sikkerhedskopier gendannes kun for at genoprette tjenesten, aldrig for at bringe noget tilbage, som en kunde har slettet.
• Når en kundes aftale ophører, er dens data tilgængelige i 30 dage, så kunden kan hente det, den har brug for, og slettes derefter; sikkerhedskopierne følger inden for 14 dage derefter. Kundekontakter opbevares, så længe aftalen og de 30 dage varer; bogføringsmateriale i fem år efter udløbet af det regnskabsår, det vedrører (bogføringslovens § 12).

I tjenesten: hver virksomheds data holdes adskilt af selve databasen, ikke kun af applikationen — hver forespørgsel er afgrænset til én virksomhed, og en anden virksomheds data læses som “ikke fundet”, uanset hvad koden gør. Adgang sker kun efter invitation, login bruger engangslinks i stedet for adgangskoder, links og sessioner gemmes kun som hashes, og sessionscookien kan ikke læses af andet end vores server. Forbindelser er krypteret fra ende til anden (din browser til vores netværksleverandør og dens tunnel til vores server). Hver side beder browseren om ikke at indlæse noget fra andre steder. Uploadede billeder og Word-dokumenter renses for skjulte metadata, før de gemmes. Hver proces på serveren kører med sit eget databaselogin, der kun kan nå de tabeller, den har brug for; kun AI-processen har AI-nøglen, og den kan ikke nå andet end AI-leverandøren; mailprocessen kan ikke nå andet end mailleverandøren.

I vores virksomhed: serveren, databasen og sikkerhedskopierne kan kun nås af de personer hos Core4it ApS, der driver tjenesten, med deres egne nøgler og kun for at drive den. Vores operatørværktøjer viser os hver kundes administratorer og dens brug af AI-funktioner, aldrig dens indhold, medarbejdere eller læringsdata, og har ingen mulighed for at logge ind som en kunde. Har en kunde mistet alle sine administratorer, kan vi invitere en ny for den — kun efter kundens skriftlige anmodning. Vores medarbejdere er underlagt tavshedspligt.

Fører et sikkerhedsbrud til tab, ændring eller videregivelse af personoplysninger, underretter vi den berørte kunde uden unødig forsinkelse og inden for 48 timer, efter at vi er blevet bekendt med det, med det, kunden har brug for til at opfylde sine egne pligter, og vi anmelder selv til Datatilsynet, hvor vi er dataansvarlig (forordningens artikel 33 og 34).

Efter forordningens artikel 15–22 kan du bede om indsigt i de personoplysninger, der behandles om dig, få dem rettet eller slettet, få behandlingen begrænset, modtage dem i et flytbart format og gøre indsigelse mod behandling baseret på legitime interesser. Du kan selv ændre dit navn og din e-mailadresse på din kontoside. Din virksomheds administratorer kan rette eller slette din konto og dine læringsdata.

For oplysninger inden for din virksomheds konto er din virksomhed dataansvarlig: spørg din virksomhed, så hjælper vi den med at svare inden for den frist, loven tillader. For oplysninger, vi er dataansvarlige for, skriv til [email protected]; vi svarer inden for en måned (forordningens artikel 12).

Du kan klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, [email protected], +45 33 19 32 00, datatilsynet.dk (forordningens artikel 77). Bor du i et andet EU/EØS-land, kan du i stedet klage til myndigheden dér.

lets-onboard bruger én strengt nødvendig cookie til at holde dig logget ind, én, der husker den lyse eller mørke tilstand, du vælger, og ingen analyse-, reklame- eller tredjepartscookies. Cookiesiden forklarer dem, og hvad appen gemmer i din browser.

Når denne politik ændres, ændres datoen øverst med den. Vi underretter vores kunders administratorer pr. e-mail mindst 30 dage før en ændring, der indskrænker deres eller deres medarbejderes rettigheder eller tilføjer et formål eller en underdatabehandler; mindre rettelser træder i kraft ved offentliggørelsen. Denne politik er underlagt dansk ret og offentliggjort på dansk og engelsk; for kunder i Danmark er den danske version den gældende.